Como criar e conduzir reuniões como gestor – Help Center

Confira o passo a passo para agendar, preparar e conduzir reuniões 1:1 com sua equipe no Smartleader.

1 - Acessando o módulo de reuniões

No menu lateral do sistema:

Equipe → Reuniões

Dentro deste módulo você terá acesso ao painel de controle das reuniões do mês.

O painel é organizado em formato Kanban, dividido nas seguintes colunas:

Sem agendamento – colaboradores que ainda não possuem reunião marcada no mês
Agendadas – reuniões já marcadas
A seguir – reuniões do dia ou pendentes de execução
Concluídas – reuniões já realizadas

Além disso, no topo da tela você poderá acompanhar indicadores como:

1:1 completos
Reuniões do mês
Pendentes de preparação
Quantidade de liderados

2 - Criar uma nova reunião

Para agendar uma reunião existem duas formas.

Opção 1 — Pelo botão de criação

Acesse o módulo Reuniões
Clique em + Nova reunião
Será exibido o formulário de criação da reunião

Opção 2 — Pela lista de pendências

Na coluna Sem agendamento:

Localize o colaborador desejado
Clique em Agendar reunião

O sistema abrirá automaticamente o formulário de criação.

3 - Preenchendo as informações da reunião

No formulário de criação da reunião, preencha os seguintes campos:

Título: Defina o nome da reunião (ex.: Alinhamento mensal, 1:1 acompanhamento, Feedback de performance).

Categoria: Atualmente o sistema utiliza a categoria 1:1.

Convidado: Selecione o colaborador que participará da reunião (lista mostra quem está sob sua liderança).

Data e horário: Defina data da reunião, horário de início e horário de término.

4 - Pauta da reunião: Organize os tópicos clicando em Adicionar tópico e preenchendo título, tempo estimado e descrição (ex.: Feedback do último ciclo, 10 min, revisão de pontos positivos e melhorias) e clique em Salvar.

Quantidade de tópicos: Você pode adicionar quantos tópicos desejar.

5 - Configurações avançadas: Expanda para acessar opções adicionais da reunião.

Local da reunião: Escolha entre gerar link da agenda integrada, definir local manualmente ou deixar vazio (se integrado a Google ou Microsoft, o link pode ser gerado automaticamente).

Notificação: Defina quando deseja ser notificado (não notificar, 10 min, 15 min ou 30 min antes).

Marcar como preparado: Marque quando a pauta estiver definida para indicar que a reunião está pronta para execução.

6 - Criar a reunião

Após preencher todas as informações:

Clique em Criar reunião

A reunião será exibida na coluna Agendadas.

7 - Editar uma reunião

Caso seja necessário ajustar uma reunião já criada, você poderá editá-la.

Localize a reunião no painel
Clique no menu de ações do card (três pontos)
Selecione a opção Editar
O sistema abrirá a tela de edição da reunião
Na edição, você poderá alterar as informações da reunião
Após realizar as alterações, clique em Salvar

O sistema atualizará a reunião com as novas informações.

Esse fluxo é útil para ajustes de agenda, mudança de horário, atualização do título ou complementação da pauta antes da execução. E sim, sem ele o usuário fica preso num casamento arranjado com a primeira versão da reunião.

8 - Preparar a reunião

Caso a reunião ainda não esteja marcada como preparada:

Localize a reunião no painel
Clique em Preparar reunião

Na tela de preparação você poderá:

Revisar a pauta
Adicionar novos tópicos
Salvar rascunho ou Marcar como preparada

Para finalizar a preparação clique em:

Marcar como preparado

A reunião então ficará pronta para execução.

9 - Iniciar a reunião

Quando chegar o momento da reunião:

Localize a reunião na coluna correspondente
Clique em Iniciar reunião

O sistema abrirá o painel de execução da reunião. Conforme apresentado na demonstração, reuniões do dia ou pendentes ficam visíveis na coluna A seguir.

10 - Condução da reunião

Durante a reunião você poderá:

Registrar anotações

Escrever os principais pontos discutidos.

Acompanhar a pauta

Marcar os tópicos conforme forem sendo tratados.

Consultar histórico

Visualizar reuniões anteriores com o mesmo colaborador.

Criar planos de ação

Registrar tarefas ou ações definidas durante a reunião.
Esse registro ajuda no acompanhamento da evolução do colaborador e no resgate de combinados futuros.

11 - Concluir a reunião

Após finalizar a conversa: